Informativa chat (utenti finali)

1. Stai interagendo con un’intelligenza artificiale

L’assistente è un sistema di intelligenza artificiale conversazionale: genera risposte automaticamente. Le risposte possono contenere imprecisioni; per decisioni importanti puoi sempre richiedere l’intervento di un operatore umano o contattare il negozio attraverso i canali ordinari.

2. Quali dati trattiamo

• Contenuto delle conversazioni: i messaggi che scrivi e le risposte dell’assistente.
• Dati tecnici e di utilizzo: identificativo di sessione, pagina di provenienza, pagine di prodotto e di categoria aperte, ricerche e altre azioni compiute con l’assistente o con la barra di ricerca (per esempio l’aggiunta al carrello di un prodotto proposto). Sui negozi Shopify, dopo che hai scritto in chat o cercato nella barra, un identificativo pseudonimo della visita viene registrato nel carrello: se completi un ordine, il negozio può sapere, in forma statistica, che l’ordine è seguito all’uso del servizio.
• Foto caricate per la ricerca: se il negozio ha attivato la ricerca per foto e scegli di caricare un’immagine, la foto è ridotta nel tuo browser, che nel ricodificarla ne elimina la posizione e gli altri metadati del file; è quindi sottoposta a un controllo automatico, che blocca i contenuti non ammessi che riconosce, e analizzata da un modello di intelligenza artificiale al solo scopo di scrivere la ricerca che descrive l’oggetto principale (per esempio «scarpe da corsa blu»). Il modello è istruito a descrivere l’oggetto e non le persone eventualmente ritratte. La foto non viene conservata dal servizio né dal negozio: è elaborata solo per il tempo dell’analisi, di norma pochi secondi. I fornitori che la elaborano non la conservano secondo i rispettivi termini, salvo quanto indicato al punto 6 per le immagini che i sistemi del fornitore del controllo segnalano come possibile materiale pedopornografico. La ricerca scritta dal modello è trattata come le ricerche che digiti (punto 7). Ti invitiamo a non caricare foto in cui compaiano persone, in particolare minori, documenti o ambienti privati.
• Preferenze per la personalizzazione: se hai effettuato l’accesso, il sistema calcola dal tuo storico ordini presso il negozio e dai prodotti che guardi un quadro sintetico, fatto solo di marche, categorie e taglie del catalogo, per offrirti un’esperienza di acquisto e di supporto più rapida. È il punto 3, che ti invitiamo a leggere per intero.
• Esito e riepilogo delle conversazioni: un riassunto generato automaticamente di ciò di cui avete parlato, l’argomento prevalente e come si è conclusa (informazione, acquisto, assistenza), una stima del tono complessivo dello scambio e, da ciò che hai scritto, le note, gli interessi, le domande rimaste senza risposta e le ricerche che vi emergono. Restano legati a quella singola conversazione, servono al negozio per capire e migliorare l’assistenza e non entrano nel profilo di preferenza del punto 3; sono cancellati con la conversazione (punto 7).
• Eventuali dati di contatto (es. email) che decidi di fornire, ad esempio per aprire una richiesta di assistenza, insieme ai file che vi alleghi; se hai effettuato l’accesso al sito del negozio e il negozio ha attivato il riconoscimento dei clienti, i dati del tuo account cliente che il servizio legge dal negozio e conserva (nome, email, data di registrazione, ordini recenti, etichette e note che il negozio vi ha associato) e una loro sintesi (classe di cliente, marche e prodotti che acquisti più spesso), usati per contestualizzare l’assistenza.
• La tua eventuale opposizione alla personalizzazione (punto 3.4) e il momento in cui l’hai espressa: la conserviamo per poterla rispettare nelle visite successive.

3. Preferenze e personalizzazione

Se hai effettuato l’accesso al negozio con il tuo account cliente, l’assistente e la barra di ricerca possono aggiungere suggerimenti segnalati come “Per te”: una ricerca pronta con la tua marca e la tua taglia, un avviso quando torna disponibile qualcosa che avevi chiesto, lo stato del tuo ultimo ordine. Lo scopo è pratico — farti trovare prima quello che cerchi ed evitare di farti ripetere ogni volta le stesse cose. Qui trovi esattamente cosa viene usato e da dove.

3.1 Cosa usiamo, e cosa no

• i tuoi ordini presso questo negozio — marche, categorie, taglie o tonalità che ricompri, stato dell’ultimo ordine — solo se il negozio ha collegato la propria piattaforma e-commerce;
• i prodotti che guardi, confronti o metti nel carrello usando l’assistente o la barra di ricerca. Le visite senza chat si collegano tra loro solo se hai accettato i cookie di preferenza nel banner del negozio;
• le marche che hai chiesto in chat e che il negozio non aveva, per avvisarti quando arrivano.

3.2 Cosa viene calcolato, da dove e a cosa serve

3.3 È profilazione — ma non decide nulla al posto tuo

Quanto descritto al punto 3.2 è profilazione ai sensi dell’art. 4(4) GDPR, e te lo diciamo apertamente. Non è però un processo che produce decisioni automatizzate rilevanti ai sensi dell’art. 22: il profilo aggiunge suggerimenti segnalati come “Per te”, ciascuno con il suo motivo, e adatta il modo di risponderti. Non nasconde e non riordina i risultati della ricerca, che restano gli stessi che vedrebbe chiunque altro; non determina prezzi diversi da quelli pubblicati dal negozio, non ti nega l’accesso a prodotti, servizi o condizioni contrattuali e non produce effetti giuridici o similmente significativi sulla tua persona.

Le preferenze non escono dal negozio con cui stai parlando: non vengono cedute a terzi per finalità pubblicitarie, non alimentano pubblicità comportamentale su altri siti e non vengono combinate con quelle raccolte da altri negozi clienti di Flow-e. Non vengono inoltre usate per addestrare modelli di intelligenza artificiale (punto 6).

3.4 Su quale base, e come ti opponi

La personalizzazione si fonda sul legittimo interesse del negozio (art. 6(1)(f) GDPR) a proporre ai propri clienti prodotti coerenti con ciò che hanno già acquistato e guardato nel negozio stesso (Considerando 47). Il negozio ha valutato che i tuoi diritti non prevalgono perché la personalizzazione usa solo dati del negozio, aggiunge senza togliere, dichiara sempre il motivo, non riguarda categorie particolari di dati e puoi fermarla in qualsiasi momento con un solo tocco. Per questo non ti viene chiesto un consenso.

Il collegamento delle visite senza chat richiede invece di leggere informazioni dal tuo dispositivo: avviene solo se hai accettato i cookie di preferenza nel banner del negozio (art. 5(3) della Direttiva ePrivacy, art. 122 del Codice Privacy), e il banner è del negozio, che ne è l’operatore.

4. Perché trattiamo i tuoi dati e su quale base giuridica

A ogni finalità corrisponde una sola base giuridica: non ne indichiamo due in alternativa, perché non permetterebbe di capire su quale fondamento sono trattati i tuoi dati e quali diritti puoi esercitare.

Se nella conversazione emergono incidentalmente categorie particolari di dati (art. 9 GDPR), tali dati sono trattati solo in via transitoria e non entrano mai nel profilo, che contiene solo voci del catalogo (punto 3.1); ove necessario, il trattamento si fonda sul tuo consenso esplicito (art. 9(2)(a)). La personalizzazione non viene attivata dai negozi i cui prodotti, una volta acquistati, rivelerebbero categorie particolari di dati.

5. Come funziona l’intelligenza artificiale e i tuoi diritti

L’assistente elabora il testo che inserisci tramite modelli di intelligenza artificiale forniti da soggetti terzi (vedi punto 6). Non vengono adottate decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o significativi sulla tua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR: il sistema suggerisce e risponde, ma non decide in modo vincolante sui tuoi diritti.

Hai comunque il diritto di opporti al trattamento e di richiedere un intervento umano (art. 21 GDPR; art. 4, co. 3, L. 132/2025). Per ottenere informazioni comprensibili sul funzionamento del sistema, puoi contattare il negozio.

Nella ricerca per foto, un modello di intelligenza artificiale descrive con poche parole l’oggetto principale della foto; la ricerca così scritta è segnalata come generata dall’intelligenza artificiale e puoi modificarla e ripetere la ricerca.

6. A chi comunichiamo i dati (fornitori e trasferimenti)

Per erogare il servizio, i contenuti della conversazione possono essere elaborati dai seguenti fornitori che agiscono come sub-responsabili di Flow-e:

• Fornitori di modelli di intelligenza artificiale instradati tramite OpenRouter in modalità Zero Data Retention (ZDR), anche per l’analisi delle foto caricate con la ricerca per foto, che erogano i modelli tramite le infrastrutture di Amazon, Google e Microsoft; la descrizione delle foto è affidata a Microsoft Azure e, se questo non la elabora, a Google Vertex. In questa modalità, secondo i termini dei fornitori, i contenuti della conversazione e le foto non vengono conservati dopo l’elaborazione e non sono usati per addestrare i modelli.
• Google (Gemini), tramite connessione diretta, che per molte funzioni è il modello principale: le risposte dell’assistente e della barra di ricerca, i riepiloghi delle conversazioni e la preparazione delle richieste di assistenza. Secondo i termini di Google applicabili nello Spazio economico europeo, i dati non sono usati per migliorare i prodotti di Google; questo canale non è in modalità Zero Data Retention e i dati sono conservati fino a 55 giorni al solo fine di contrastare gli abusi.
• OpenAI, per il calcolo di rappresentazioni semantiche (embedding) del catalogo prodotti e del testo delle tue domande e ricerche, per il controllo automatico dei contenuti delle foto caricate con la ricerca per foto, per decidere il tipo di ricerca quando nella barra scrivi una frase di tre o più parole (riceve solo la frase, con indirizzi email e numeri lunghi oscurati) e, se il negozio ha attivato la voce, per l’elaborazione in tempo reale di ciò che dici. I dati inviati tramite le sue interfacce non sono usati per l’addestramento. Secondo i termini del fornitore, il controllo delle foto non comporta conservazione; come previsto dagli stessi termini, un’immagine che i suoi sistemi segnalano come possibile materiale pedopornografico è conservata per la verifica e le segnalazioni previste dalla legge.
• Cohere, per ordinare per pertinenza i risultati delle ricerche e le fonti delle risposte, a partire dal testo delle tue domande e ricerche. Conserva i dati fino a 30 giorni, secondo i propri termini, e non li usa per addestrare i propri modelli.
• Google (Gmail), per inviare al negozio la notifica delle richieste di assistenza che apri e a te la conferma di ricezione.
• Questi fornitori possono elaborare i dati negli Stati Uniti o, per Cohere, in Canada, sulla base del Data Privacy Framework, di Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione europea con una valutazione d’impatto sui trasferimenti o, per il Canada, della decisione di adeguatezza della Commissione.
• Infrastruttura di hosting e orchestrazione (Supabase — dati conservati nell’Unione Europea; Vercel; n8n — self-hosted nell’Unione Europea).

L’elenco completo e aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta presso il negozio. Maggiori dettagli sui meccanismi di trasferimento sono nella documentazione legale di Flow-e.

Strumenti scelti dal negozio

Oltre ai fornitori di Flow-e elencati sopra, alcuni dati possono essere comunicati agli strumenti che il negozio ha scelto e collegato al servizio. Non sono fornitori di Flow-e e non agiscono per suo conto: li sceglie il negozio, che ne risponde come Titolare e ne indica i fornitori nella propria informativa. Se il negozio li ha attivati, sono di tre tipi.

• I sistemi con cui il negozio gestisce l’assistenza (per esempio il software di assistenza clienti, il CRM o un servizio di automazione). Le richieste di assistenza che apri — per impostazione predefinita solo quelle che l’assistente non ha risolto — possono essere inviate automaticamente a questi sistemi, alla loro apertura e a ogni cambio di stato o di urgenza, con: numero, stato, urgenza e un estratto della richiesta; la tua email, il tuo nome e la tua lingua; le domande del modulo di assistenza con le risposte e le note che hai scritto; l’eventuale bozza di risposta preparata dall’intelligenza artificiale, contrassegnata come tale; il nome e il tipo dei file allegati, mai il loro contenuto. Non sono inviati il testo della conversazione con l’assistente, il profilo di preferenza del punto 3 né i dati di pagamento. Il contenuto è preparato al momento dell’invio: i dati già cancellati o resi anonimi non sono inviati.
• L’assistente di intelligenza artificiale del negozio (per esempio ChatGPT o Claude), con cui il negozio analizza l’andamento del servizio. Riceve statistiche aggregate e il testo delle domande rivolte all’assistente e delle ricerche effettuate, con oscuramento automatico di indirizzi email, numeri di telefono e altri numeri lunghi, IBAN e codici fiscali; se prima del 25 settembre 2026 avevi acconsentito alla memorizzazione delle preferenze e non ti sei poi opposto, anche un codice pseudonimo con il numero delle tue conversazioni, le date della prima e dell’ultima e il loro tono medio. Non riceve il tuo nome, la tua email, il testo integrale delle conversazioni né quello delle richieste di assistenza. L’oscuramento opera sulle forme riconoscibili in modo automatico: per questo ti invitiamo a non scrivere in chat dati personali non necessari (punto 2).
• Il servizio di email marketing del negozio (alla data di questa versione, Klaviyo). Se il negozio ti riconosce come suo cliente, conosce il tuo indirizzo email e non ti sei opposto alla personalizzazione, quando completi un questionario sui prodotti (quiz) riceve: la tua email; il nome del quiz, la data e la lingua; le domande e le risposte che hai scelto fra quelle proposte, registrate anche nel tuo profilo presso quel servizio; fino a sei prodotti consigliati. Non riceve le risposte che scrivi tu, il testo delle conversazioni, le richieste di assistenza né i dati d’ordine e di pagamento, e Flow-e non ti iscrive a nessuna lista. Se ti opponi alla personalizzazione, il servizio riceve soltanto l’indicazione della tua opposizione e gli invii non ancora eseguiti sono annullati.

Questi strumenti possono trovarsi anche fuori dall’Unione europea: le garanzie per il trasferimento e le regole di conservazione sono stabilite dal negozio, al quale puoi chiedere l’elenco degli strumenti effettivamente collegati.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Il servizio applica a tutti i negozi gli stessi termini massimi, che il negozio non può allungare (può solo chiederne di più brevi). Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile:

• il testo dei messaggi: 120 giorni dopo l’invio;
• ogni conversazione, con il riepilogo, l’esito, il tono, l’argomento, le note, gli interessi, le domande rimaste senza risposta e le ricerche ricavati da essa: 150 giorni dopo il suo inizio;
• le pagine aperte, le ricerche e le altre azioni compiute con l’assistente o con la barra: 120 giorni dopo la registrazione;
• le foto caricate con la ricerca per foto: non conservate dal servizio, elaborate solo per il tempo dell’analisi (per i fornitori, punto 6);
• le statistiche giornaliere delle ricerche e delle domande più frequenti, prive di collegamento a chi le ha fatte e con l’oscuramento automatico descritto al punto 4: i testi per 13 mesi, i soli conteggi numerici anche oltre;
• le richieste di assistenza chiuse o risolte: nome, email, testo e risposte al modulo sono rimossi 2 anni dopo l’apertura. Le richieste ancora aperte, e quelle a cui hai allegato file, restano finché il negozio non le chiude o non ne chiede la cancellazione, che puoi sollecitare rivolgendoti al negozio (punto 8).

Per un breve periodo, di norma pochi giorni, i dati elaborati possono figurare anche nei registri tecnici dell’infrastruttura del servizio, usati solo per diagnosticare i malfunzionamenti.

Il profilo di preferenza descritto al punto 3 non è un archivio che cresce all’infinito: viene ricalcolato e sostituito a ogni aggiornamento ed è mantenuto in forma sintetica, limitata alle informazioni più recenti e pertinenti.

Indipendentemente dal profilo, i dati tecnici di navigazione raccolti dall’assistente (pagine di prodotto e di categoria aperte, ricerche effettuate) sono cancellati automaticamente dopo 120 giorni. Prima di quel termine, e in qualsiasi momento, puoi ottenere la cancellazione del profilo opponendoti alla personalizzazione (punto 3.4) o rivolgendoti al negozio (punto 8).

Copie inviate agli strumenti del negozio. I termini e le cancellazioni descritti in questo punto riguardano i dati conservati nel servizio di chat e non raggiungono le copie già inviate agli strumenti scelti dal negozio (punto 6): quelle copie sono conservate e cancellate secondo le regole stabilite dal negozio, al quale puoi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti anche su di esse (punto 8). Del solo invio resta traccia, per non più di 14 giorni, in un registro che indica quando e verso quale sistema è partita ciascuna notifica, senza il suo contenuto.

8. I tuoi diritti

Puoi esercitare in qualsiasi momento, rivolgendoti al negozio sul cui sito hai usato la chat, i diritti di: accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20), opposizione (art. 21) e, ove il trattamento si basi sul consenso, revoca del consenso in qualsiasi momento (art. 7(3)).

L’accesso e la cancellazione riguardano anche il profilo di preferenza del punto 3: puoi chiedere al negozio quali preferenze ti sono state attribuite e farle correggere se non ti rispecchiano.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR — garanteprivacy.it).

9. Lingua e chiarezza

La presente informativa è resa in forma concisa, trasparente e con linguaggio chiaro e semplice, ai sensi dell’art. 12(1) GDPR. Il servizio di chat è fornito tecnicamente da Gabellotto Thomas, che agisce quale Responsabile del trattamento per conto del negozio e quale fornitore del sistema di intelligenza artificiale.

Gabellotto Thomas — Impresa individuale — titolare del servizio “Flow-e” — Via Don Luigi Sturzo 29/A, 35020 Maserà di Padova (PD) — P.IVA 05735390287 — C.F. GBLTMS03L19A001C — PEC: thomasgabellotto@pec.it — team@looma.company