Terms of Service

Condizioni economiche e fatturazione

Piani e corrispettivi. Il Servizio è offerto nei piani descritti nel listino pubblicato sul sito di Flow-e (Free, Starter, Pro e, su richiesta, piani personalizzati). Il listino indica, per ciascun piano, il canone mensile, le quantità incluse (ad esempio conversazioni e ricerche AI) e le tariffe applicate oltre il pacchetto o per le azioni extra. Importi e soglie non sono riportati in questi Termini: si applicano quelli del listino in vigore alla data di sottoscrizione o di rinnovo, mostrati prima della conferma dell’ordine, e possono essere richiesti in qualsiasi momento via email. I prezzi si intendono IVA inclusa, salvo diversa indicazione nel riepilogo d’ordine.

Il piano Free ha un tetto di utilizzo mensile: superato il tetto il servizio si ferma e non è previsto alcun addebito.

Una conversazione è uno scambio completo con un cliente finale, non un singolo messaggio; il listino può prevedere condizioni diverse per le conversazioni brevi. Le conversazioni di prova (anteprima nel portale) non vengono mai conteggiate.

Variazioni di listino. Flow-e può modificare il listino. Le variazioni non si applicano ai periodi già fatturati e, per gli abbonamenti in corso, hanno effetto dal rinnovo successivo alla comunicazione al Merchant, che può disdire prima del rinnovo (si veda la clausola di disdetta).

Durata e rinnovo. L’abbonamento è mensile e si rinnova automaticamente. Il periodo è ancorato al giorno di attivazione, non al primo del mese: chi attiva il 7 agosto rinnova il 7 settembre.

Consumi oltre il pacchetto e azioni extra. Conversazioni e ricerche oltre le quantità incluse e le azioni extra a tariffa propria vengono calcolate a fine mese e addebitate sulla fattura del rinnovo successivo, quindi in un documento solo. Nessun importo eccedente viene addebitato in automatico: ogni riga passa da una verifica manuale prima di essere applicata.

Disdetta. Si effettua in autonomia, in qualsiasi momento, dalla sezione Fatturazione del portale. Il servizio resta attivo fino alla scadenza del periodo già pagato, poi si interrompe. Non sono previsti rimborsi proporzionali per il periodo residuo.

Mancato pagamento. Se l’addebito non va a buon fine il servizio prosegue mentre vengono effettuati nuovi tentativi per un massimo di 14 giorni. Trascorso quel termine l’abbonamento viene annullato e l’account torna al piano gratuito. Il pagamento successivo di una fattura scaduta non riattiva da solo un abbonamento già chiuso.

Documenti fiscali. Al termine di ogni pagamento viene resa disponibile la ricevuta emessa dal fornitore di pagamento. La fattura, ove dovuta, è emessa da Gabellotto Thomas secondo la normativa applicabile.

Clientela business. Il servizio è offerto esclusivamente a soggetti che agiscono nell’esercizio della propria attività imprenditoriale o professionale. Non trova pertanto applicazione il diritto di recesso previsto per i consumatori dagli artt. 52 e ss. del Codice del Consumo. In fase di acquisto è possibile indicare la partita IVA.

1. Garanzie e obblighi del Merchant (Titolare)

Il Merchant dichiara e garantisce che, sui dati dei clienti finali trattati tramite Flow-e:

• dispone di una base giuridica valida e, ove necessario, ha raccolto un consenso conforme;
• ha fornito agli interessati l’informativa (artt. 12-14 GDPR), anche tramite il template Flow-e, con i propri dati di Titolare;
• ha predisposto, per il proprio sito, un’informativa e — ove i suoi strumenti lo richiedano — un banner cookie conforme (art. 122 Codice / art. 5(3) ePrivacy), restando responsabile di ciò che l’incorporamento di componenti di terzi comporta sul proprio dominio (caso Fashion ID, C-40/17). Le memorizzazioni impiegate dal widget Flow-e sono elencate chiave per chiave, con finalità e durata, nell’allegato tecnico della Cookie Policy;
• impartisce a Flow-e istruzioni lecite;
• non rimuove né disabilita la disclosure AI (art. 50 AI Act) né i meccanismi di opposizione/intervento umano;
• mantiene la sorveglianza umana sulle decisioni con effetti giuridici o significativi (artt. 22 GDPR, 3 L. 132/2025);
• sceglie e configura, sotto la propria responsabilità, i servizi di terzi e le destinazioni ai quali, tramite le integrazioni, dispone che siano resi disponibili o trasmessi dati dei clienti finali, e adempie verso tali soggetti e verso i clienti finali agli obblighi di Titolare indicati all’art. 9-bis del DPA (art. 5-bis).

2. Limitazione di responsabilità di Flow-e verso il Merchant ▢

• Nei limiti massimi consentiti dalla legge, e fatto salvo l’art. 4, la responsabilità complessiva di Flow-e verso il Merchant, per qualsiasi titolo (contrattuale, extracontrattuale o altro) e per l’insieme degli eventi verificatisi nella vita del Contratto, è limitata all’ammontare del canone fisso di abbonamento effettivamente corrisposto dal Merchant nei 12 mesi precedenti l’evento che ha dato origine alla pretesa e comunque non oltre € 5.000,00 complessivi.
• Cosa concorre al tetto (definizione espressa). Per “canone fisso di abbonamento” si intendono i soli corrispettivi periodici ricorrenti del piano sottoscritto. Sono esclusi dalla base di calcolo: gli importi variabili legati al consumo effettivo del servizio (crediti, sessioni, ricariche e ogni altra voce a consumo), le imposte, i costi di servizi di terzi riaddebitati e gli eventuali importi una tantum di attivazione o personalizzazione. La ragione è che la componente a consumo varia in funzione del traffico generato dal Merchant e non è un indicatore del valore del contratto.
• Flow-e non risponde dei danni indiretti o consequenziali (perdita di profitti, avviamento, opportunità, dati ove non imputabile a violazione dei propri obblighi di sicurezza, interruzione dell’attività).
• Il servizio AI è uno strumento di supporto: Flow-e non garantisce l’accuratezza delle risposte generate; la supervisione spetta al Merchant.
• Termine di decadenza ▢. Ogni pretesa del Merchant verso Flow-e deve essere fatta valere, a pena di decadenza, entro 12 mesi dal giorno in cui il Merchant ha avuto o avrebbe dovuto avere conoscenza dell’evento che l’ha originata (art. 2965 c.c.). Il termine non si applica nei casi dell’art. 4.

3. Manleva del Merchant ▢

Il Merchant tiene indenne Flow-e da ogni pretesa, sanzione, danno e costo derivanti da:

• violazione delle garanzie dell’art. 1;
• illiceità delle istruzioni o dei contenuti immessi;
• mancanza di base giuridica o di informativa verso gli interessati;
• rimozione/alterazione della disclosure AI o dei meccanismi di tutela;
• uso del servizio in violazione di legge o del Contratto;
• trattamento dei dati dei clienti finali da parte dei servizi di terzi e delle destinazioni scelti dal Merchant tramite le integrazioni (art. 5-bis), nonché uso delle credenziali delle integrazioni da parte di chi le abbia ottenute dal Merchant o per fatto a questi imputabile.

Opera in coerenza con il regresso interno dell’art. 14 DPA e dell’art. 82(5) GDPR.

4. Esclusioni inderogabili (limiti di legge)

Le limitazioni degli artt. 2 e 3 NON si applicano:

• in caso di dolo o colpa grave di Flow-e (art. 1229(1) c.c.);
• per violazione di norme di ordine pubblico (art. 1229(2) c.c.);
• alla responsabilità diretta verso gli interessati (art. 82 GDPR), inderogabile e non opponibile all’interessato (art. 1372 c.c.);
• ai danni alla persona e in ogni caso in cui la limitazione sia inefficace per legge.

5. Trasparenza AI e spiegabilità ▢

• Flow-e garantisce di default la disclosure di interazione con un’AI (art. 50 AI Act, applicabile dal 2 agosto 2026) e i meccanismi di opposizione/intervento umano.
• In caso di rebranding white-label o modifica sostanziale delle finalità, il Merchant può assumere la qualifica di provider/deployer (artt. 25 e 50 AI Act) e ne assume la responsabilità.

5-bis. Integrazioni e servizi di terzi ▢

Le integrazioni — il connettore per assistenti di intelligenza artificiale (MCP), le notifiche automatiche «webhook» e le app collegate, come Klaviyo — sono disciplinate dall’Allegato C «Integrazioni» del Contratto di servizio e, per la protezione dei dati, dall’art. 9-bis del DPA. Sono disattivate per impostazione predefinita, sono disponibili secondo il piano sottoscritto e si applicano soltanto al Merchant che le attiva, dal momento dell’attivazione.

• Piano. Se il piano del Merchant cessa di comprendere un’integrazione, questa cessa di operare dal momento in cui la variazione del piano ha effetto. Per le notifiche automatiche: finché il piano non comprende l’integrazione nessuna notifica è inviata e quelle in attesa sono scartate; le destinazioni restano configurate e, se il piano torna a comprendere l’integrazione, riprendono a ricevere le notifiche senza un nuovo intervento del Merchant, che può comunque disattivarle o eliminarle in qualsiasi momento.
• Limiti di utilizzo. Per proteggere il servizio, Flow-e applica limiti al numero di richieste del connettore per organizzazione (alla data di questa versione: 60 richieste al minuto e 2.000 al giorno) e al numero di destinazioni per organizzazione (alla data di questa versione: cinque). Le richieste del connettore oltre i limiti sono rifiutate temporaneamente e annotate nel registro.
• Invio delle notifiche. Una notifica non accettata dalla destinazione — per risposta con un codice HTTP diverso da 2xx, per mancata risposta entro il tempo massimo di attesa o per errore di connessione — è ritentata a intervalli crescenti, per un massimo di sette tentativi compresi entro 24 ore dal primo, decorsi i quali è registrata come non consegnata; il Merchant può disporne un nuovo invio dalla dashboard, per le notifiche elencate nel registro ivi consultabile, se la destinazione è attiva e il piano comprende l’integrazione. Le notifiche che non è stato possibile tentare entro tre giorni dall’evento, anche per effetto di una sospensione, non sono più inviate.
• Disattivazione automatica. Una destinazione che non accetta alcuna notifica per almeno tre giorni consecutivi, nonostante ripetuti tentativi, è disattivata automaticamente, al pari della destinazione che dichiara di non esistere più (codice HTTP 410); le notifiche in attesa per quella destinazione non sono più inviate. Flow-e ne dà evidenza in dashboard e informa via email gli utenti con ruolo owner o admin quando le notifiche verso una destinazione risultano non consegnate (al massimo una comunicazione al giorno per destinazione) e quando una destinazione è disattivata automaticamente. Il Merchant può riattivarla e disporre dalla dashboard un nuovo invio delle notifiche non consegnate elencate nel registro.
• App collegate. Il Merchant collega un’app collegata — alla data di questa versione Klaviyo (Klaviyo, Inc.), servizio di email marketing — inserendo in dashboard la chiave di accesso al proprio account presso quel servizio, creata con i soli permessi indicati in dashboard, e dichiarando che l’informativa resa ai clienti finali indica la trasmissione dei dati; può disattivare l’invio o scollegarla in qualsiasi momento, e lo scollegamento cancella la chiave conservata da Flow-e. Una trasmissione non accettata dall’app collegata è ritentata a intervalli crescenti, per un massimo di sei tentativi compresi entro circa nove ore; le trasmissioni non tentate entro due giorni non sono più eseguite. Se l’app collegata rifiuta la chiave (codici HTTP 401 o 403), l’invio è disattivato automaticamente, le trasmissioni in attesa sono annullate e Flow-e ne informa via email una sola volta gli utenti con ruolo owner o admin; l’invio riprende quando il Merchant inserisce una chiave valida.
• Sospensione. Flow-e può sospendere una o più integrazioni, per tutti i Merchant o per una singola organizzazione, con effetto immediato e senza preavviso, quando ciò sia necessario per ragioni di sicurezza, per il fondato sospetto di un uso abusivo o non autorizzato, per la gestione di un incidente o per adempiere a un obbligo di legge o a un ordine dell’autorità. Flow-e limita la sospensione a quanto necessario, la segnala in dashboard e ne informa il Merchant senza ingiustificato ritardo. La sospensione o la disattivazione di un’integrazione non riguarda il resto del servizio e non dà diritto a rimborsi, riduzioni del corrispettivo o indennizzi.
• Elaborazioni dell’assistente AI. Le analisi, le sintesi e i suggerimenti mostrati al Merchant tramite un assistente di intelligenza artificiale sono prodotti dall’assistente, non da Flow-e, che non lo fornisce, non lo mette in servizio e non ne controlla il funzionamento. Le relative risposte possono essere inesatte o incomplete: il Merchant le verifica prima di assumere decisioni sulla loro base.
• Di che cosa risponde Flow-e. Flow-e risponde della corrispondenza tra i dati resi disponibili o trasmessi e quelli presenti nel servizio al momento della richiesta o dell’invio, nonché dell’adozione delle misure di sicurezza previste. Flow-e tenta l’invio di ciascuna notifica secondo quanto sopra ma non ne garantisce la consegna, che dipende anche dalla destinazione, né l’ordine di arrivo né l’assenza di duplicati: la destinazione riconosce le notifiche ripetute tramite l’identificativo dell’evento, che resta invariato tra un tentativo e l’altro.
• Esclusioni. Resta fermo l’art. 2, nei limiti dell’art. 4, dell’art. 1229 c.c. e dell’art. 82 GDPR. Flow-e non risponde: (a) della disponibilità, del funzionamento e della sicurezza dei servizi di terzi e della destinazione; (b) dell’interpretazione e delle elaborazioni dell’assistente AI; (c) dell’uso, della comunicazione, della modifica o della conservazione dei dati da parte dei servizi di terzi o di chiunque abbia ottenuto una credenziale dal Merchant o per fatto a questi imputabile; (d) della trasmissione a una destinazione indicata in modo errato dal Merchant; salvo, in ogni caso, che il fatto dipenda da una violazione degli obblighi di Flow-e.
• Se viene a conoscenza di una trasmissione verso una destinazione diversa da quella voluta dal Merchant, Flow-e ne informa il Merchant senza ingiustificato ritardo e presta l’assistenza prevista dal DPA.
• Credenziali. Fino alla revoca o alla rigenerazione, le richieste effettuate con una chiave valida del connettore e le notifiche inviate alla destinazione configurata si considerano effettuate su istruzione del Merchant, salvo che l’uso non autorizzato sia imputabile a Flow-e.
• Modifiche. Flow-e può aggiungere, modificare o ritirare integrazioni, strumenti del connettore ed eventi. Le modifiche che ampliano le categorie di dati personali resi disponibili tramite il connettore, o che riducono le misure di protezione, sono comunicate tramite dashboard o email con un preavviso di almeno 30 giorni, durante il quale il Merchant può revocare le chiavi; quelle che ampliano i dati delle notifiche automatiche sono introdotte con una nuova versione del formato e si applicano soltanto alle destinazioni per le quali il Merchant la selezioni.

5-ter. Statistiche aggregate

In deroga all’obbligo di riservatezza, Flow-e può ricavare dai dati generati dall’uso del Servizio — inclusi i dati commerciali del Merchant, quali conversazioni gestite, conversioni e ricavi attribuiti al widget — statistiche aggregate riferite a più Merchant (ad esempio il numero medio di conversazioni, i tassi di conversione o il ritorno medio) e utilizzarle per migliorare il Servizio e per comunicazioni pubbliche, anche a fini promozionali, alle seguenti condizioni:

• ogni statistica pubblicata deriva dai dati di almeno cinque Merchant e nessun singolo Merchant ne determina più del 40%;
• la statistica non identifica né rende identificabile alcun Merchant o Cliente Finale;
• la statistica non riporta il contenuto delle conversazioni;
• per i dati personali si applica l’art. 8 del DPA (statistiche rese irreversibilmente anonime).

Il nome, il marchio o dati riferiti a un singolo Merchant, anche in forma di caso studio, sono pubblicati solo con il suo consenso scritto.

6. Assicurazione (raccomandazione)

Le parti riconoscono l’opportunità di mantenere idonea copertura assicurativa (responsabilità professionale e/o cyber): il regresso e le manleve sono effettivi solo verso una controparte solvibile.

7. Legge applicabile e foro

Contratto regolato dalla legge italiana. Foro esclusivo: Foro di Padova, fatte salve le norme inderogabili.

Clausole soggette a specifica approvazione (art. 1341(2) c.c.) ▢

Ai sensi dell’art. 1341, comma 2, c.c., il Merchant approva specificamente, con la seconda spunta del portale, le clausole elencate all’art. 18 del Contratto di servizio: artt. 2.3 (evoluzione del Servizio), 4.5 (sospensione per mancato pagamento), 5 (sospensione, recesso e risoluzione), 9 (limitazione di responsabilità, incluso il termine di decadenza di 12 mesi), 10 (manleva), 12 (trasparenza AI), 13.2 e 13.3 (sospensioni tecniche e cause non imputabili), 15 (modifiche unilaterali al Contratto), 16 (legge applicabile e foro esclusivo), 17.2 (cessione) e, nell’Allegato C, artt. C.4.5 e C.10 (modifiche delle integrazioni), C.7 (limiti di utilizzo e sospensione delle integrazioni) e C.8 (responsabilità per le integrazioni e i servizi di terzi). In questa pagina ne sono riassunti gli artt. 2 (art. 9 del Contratto), 3 (art. 10), 5 (art. 12), 5-bis (Allegato C) e 7 (art. 16).

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